Выстроим безопасную систему юридически значимого ЭДО компании с контрагентами и государственными органами контроля.
Передавайте и получайте ЭДО разного типа: быстро и без ограничений.
Что представляет собой ЭДО?
Данное понятие означает все процессы в электронном формате, связанные с обработкой документов.
Существует две основные технологии, что служат фундаментом ЭДО:
- Docflow – контроль над движением электронных документов между отделами учреждения;
- Workflow – регламентирование рабочих процедур и распределение прав доступа к данным.
8 главных причин, почему стоит перейти с бумажного документооборота на электронный
Экономия времени
Вы отправляете и получаете пакеты документов в считанные мгновения. Исключая потребность оформлять документацию на бумаге, вы оптимизируете рабочий процесс и увеличиваете производительность сотрудников в других сферах повседневной деятельности компании.
Экономия средств
Вы исключаете статьи расходов на бумагу, оборудование для печати и расходные материалы к нему, а также доставку документов.
Оптимизация рабочего пространства
Все документы безопасно хранятся в электронном архиве. Забудьте о тоннах бумаг и массивных шкафах, где они пылятся!
Четкий контроль деятельности компании
Отразите текущую ситуацию документооборота компании посредством удобных инструментов мониторинга. Распределяйте роли и сферы ответственности между работниками и контролируйте выполнение задач в удобный момент.
Безопасность и значение в юридическом поле
Документы отправляются в зашифрованной форме по безопасным каналам: потеря или изменение данных невозможны по определению. Квалифицированная ЭП в полной мере значима с юридической точки зрения, и использование данного инструмента не требует подписания дополнительных договоров для сторон документооборота.
Без ошибок
Встречайте инновационную разработку: технология форматно-логического контроля. Будучи встроенной во все наши сервисы, она автоматически проверяет документы на правильность заполнения, блокирует передачу файлов, содержащих ошибки, и выдает быстрые подсказки по корректировке недочетов.
Простота освоения
Вы быстро поймете нюансы работы с системой ЭДО. Поиск по документам реализован крайне удобно и точно; предоставляется для каждого пользователя системы в объеме, рассчитанном по установленному уровню доступа.
Строим нерушимые мосты с партнерами
Забудьте о временах, когда время доставки бумаг зависело от курьеров. Мы поможем организовать надежный и быстрый обмен документами с контрагентом, находящимся в любом месте. Даже если контрагент пользуется услугами другого оператора ЭДО, мы настроим прямую связь с ним через роуминг. Работаем со всеми крупными поставщиками услуг ЭДО в России.
Какие функции выполняет ЭДО
- Систематизация операций с документами
- Каталог шаблонов актуальных документов
- Автоклассифицирование документов по ряду критериев
- Упрощение и ускорение процедуры поиска по документам
- Ведение рассылки
- Единое поле доступа в пределах организации
- Срочный обмен данными
- Просмотр документов, что публиковались
- Единое хранилище для массивов файлов и метаданных
- Построение отчетности по работе подразделений компании и сбор статистических данных о маршрутизации
- Задачи по списку назначаемых дел
Законодательные аспекты
Какие документы регулируют сферу электронного документооборота:
- № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
- № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- № 152-ФЗ «О персональных данных»
Выбор системы ЭДО
Главные задачи, поставленные перед системой ЭДО – это оптимизация времени и финансовых ресурсов предприятия, а также качественная организация и реорганизация его процессов.
Подключение ЭДО – важное действие, которое поможет перевести предприятие на новый уровень эффективности. Но только при условии, что выбран надежный оператор ЭДО.
Правильность выбора зависит от специфических особенностей работы объекта хозяйствования, его масштабов и поставленных задач. Документооборот должен быть оптимизирован под потребности каждой компании в индивидуальном режиме.
Все продукты, представленные нашей компанией, соответствуют критериям законодательства, а также нормативным и методическим параметрам в сфере работы с документацией. Гарантируем полную безопасность данных пользователя, которая закреплена средствами, сертифицированными в масштабах России и мира.
Мы настроим ЭДО для вашей компании быстро и по доступной цене. Каждый программный продукт нашей разработки можно тонко настроить в соответствии с вашими пожеланиями и потребностями.
Доступны несколько инструментов с гибкими тарифами. Узнайте больше об их возможностях!
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли подписывать договор / соглашение с контрагентами при переходе на ЭДО?
Да. Обе стороны документооборота обязаны дать согласие на обмен данными в электронном виде, что закреплено приказом Министерства Финансов Российской Федерации №174Н. Для этого составляется документ, который можно оформить по стандартной процедуре на бумаге, либо дистанционно. Для последнего реализована технология обмена электронными приглашениями. Если наш клиент и его контрагент требуют того, соглашение можно оформить и на бумаге дополнительно.
Как настраивается обмен данными?
Вы направляете приглашение требуемому контрагенту из интерфейса используемой системы ЭДО и ждете подтверждения с его стороны.
Какие виды ЭП можно задействовать в ЭДО?
Для ведения деятельности в наших системах нужна квалифицированная ЭП, что предоставляется любым аккредитованным учреждением. Система «Астрал Отчет» является исключением из правила, так как для присутствия в ней достаточно электронной подписи от аккредитованного УЦ Калуга Астрал. Перечень лицензированных центров опубликован по ссылке: http://e-trust.gosuslugi.ru/CA
ЭП, которая выдана для ведения деятельности на торговых площадках, не подходит для взаимодействия с ЭДО. Это противоречит критериям 63 ФЗ «Об электронной подписи».
Какие типы документов применимы в системах электронного документооборота ЗАО Калуга Астрал?
Вы можете взаимодействовать с первичными, корректированными и исправительными бухгалтерскими документами. Это формализованные (УПД, УКД, ДПТ, ДПРР и пр.) и неформализованные (любые соглашения, корреспонденция в общеупотребимых форматах – docx, pdf и пр.).
Дает ли ЭП юридическую силу документу?
Да. Когда документы направляют по защищенным каналам лицензированных поставщиков услуг ЭДО, они имеют юридическую силу. Это закреплено положениями 63 ФЗ «Об электронной подписи». Это касается и электронных счетов-фактур, что отмечено приказом Министерства финансов 174н.
Какие условия предъявляются к УПД с функцией счет-фактура, чтобы он считался выставленным от продавца? Какая дата является датой выставления?
Датой выставления принято считать дату, когда файл со счетом-фактурой поступил адресату с подтверждением от оператора ЭДО. Счет-фактуру можно считать выставленным при условии, что оператор ЭДО подтвердил продавцу факт поступления файла на свой сервер (п. 1.10 Порядка Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н). Оператор ЭДО обязан четко документировать даты выдачи и получения счетов-фактур, передаваемых в электронном виде соответственно (п. 1.10 -1.11 Порядка Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н).
Какие действия должен осуществить бухгалтер, если он ошибся при заполнении документа?
Процедура исправления счета-фактуры, являющего собой документ налогового учета, задана главой 21 Налогового Кодекса Российской Федерации.
Для внесения правок создается второй счет-фактура, который называется исправленным или корректировочным.
Если в счете-фактуре допущена неточность (пример: некорректные данные по реквизитам контрагента или ошибочная сумма) и информация документа в точности не соответствует действительности, нужно подготовить новый документ. Единственное отличие от оригинального документа заключается в указании номера правки.
Изменение УПД с функцией счет-фактура актуально в ситуациях, когда смена стоимости товаров или услуг произошло по окончании операции (п. Приложения 2 Постановления №1137). Препосылкой для внесения изменений служит новый первичный документ (п.10 ст. 172 Налогового Кодекса Российской Федерации).
Процедура взаимодействия бухгалтера со счетами-фактурами любого типа одинакова.
Если возникает потребность обновить подобный документ, покупатель должен подать уведомление об уточнении, которое передается через оператора ЭДО. Когда продавец получает уведомление, он должен внести корректировки и передать покупателю электронный документ с правками.
Процедура обмена в данном случае идентична процессу передачи первоначального электронного документа.
Нужно ли хранить бумажные копии документов после начала работы в поле ЭДО?
В этом нет необходимости. Первичные документы учета можно формировать в бумажном или электронном виде (п.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Это означает, что документ в электронном виде считается оригиналом и информацию можно хранить таким способом. Хранить первичные документы следует как минимум пять лет. Электронные счета-счета фактуры нужно хранить только в электронном виде, вместе со всеми технологическими документами, формируемыми при передаче данных через оператора ЭДО (согласно п.1.13 Приказа МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 10 ноября 2015 г. N 174н).
Это означает, что бумажные копии электронных документов не нужны. Исключение составляют случаи, когда документ должен быть передан контрагенту или государственным органом контроля именно в бумажном виде в соответствии с положениями законодательства РФ или конкретно взятого договора.
Можно ли считать электронные документы доказательством в суде?
Если документы переданы через оператора ЭДО и подписаны ЭП, их можно считать письменными доказательствами в суде (ст.75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 №95-ФЗ)., а судебные органы обязаны принимать их как доказательства (согласно п. 4 ст. 75). Если электронные документы невозможно использовать, в качестве альтернативы допустимы бумажные копии, заверенные печатью и подписью руководящего лица.
Арбитражный процессуальный кодекс учитывает и принимает как доказательство случаи, когда документы передаются факсом или в электронном виде, а также факты использования электронной подписи или другие аналоги собственноручной подписи руководящего лица (ч.3 ст. 75).
АПК также признает документы электронного образца доказательствами в письменной форме. Под этим понятием подразумеваем источники информации, которые содержат сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа» (ч. 1 ст. 75 АПК).
Каждый участник дела должен предоставить доказательства обстоятельств, которыми он обосновывает свои требования и возражения. Электронные документы могут быть законными доказательствами лишь в том случае, если их юридическую силу признает суд. Основаниями для этого могут быть полномочия создателя документа, достоверность, реквизиты (например, лицензированная электронная подпись).
Информация о фактах, которые значимы в контексте вынесения корректного решения по делу, допускается «из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов» (ст. 55 Гражданского процессуального кодекса (ГПК)).
Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации признает электронные документы доказательствами письменно формы и предоставляет критерии их
получения. Например, доказательства письменной формы определяются как «документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом» (ч. 1 ст. 71).
Близкая по смыслу информация отмечена и в Гражданском кодексе Российской Федерации. «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» (п. 2 ст.434).
Использовать ЭП и ее аналогов как средств оформления сделок разрешается в случаях, предусмотренных законодательством, либо по обоюдному соглашению сторон (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ).
На сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации доступна форма, заполнение которой разрешает передавать документы электронного вида без ЭП арбитражные суды. Там же можно выслать сканы документов. Файлы формата xml передавать запрещено.
Можно ли выставить задним числом электронный документ?
Нельзя. Оператор электронного документооборота, выступая независимым посредником в налоговом процессе, строго фиксирует момент выставления и передачи счета и другого ЭД (п. 1.10 -11 Порядка Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н). Заданные оператором значения являются официальным идентификатором принадлежности счета-фактуры к тому или иному налоговому периоду. Эти данные по датам будут учитывать госорганы в ходе проверки. То есть, законный электронный документ оформить задним числом нет возможности в принципе.
Наши продукты для ЭДО:
- 1С-ЭДО
- Астрал.Онлайн
